ประเภทของงานสำนักงาน

ประเภทของงานสำนักงาน

ที่มา https://goo.gl/images/Wrzzke

ประเภทของสำนักงาน สามารถแบ่งประเภทของงานในสำนักงานได้ 5 ประเภทดังต่อไปนี้

1. การตัดสินใจ (Decision Making) ปกติแล้วงานหลักของผู้จัดการจะเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา หรือการดำเนินงานที่ต้องอาศัยการตัดสินใจ ดังนั้นผู้ช่วยนักบริหาร (Executive Assistant) ที่มีความสามารถจะต้องช่วยรวบรวมและจัดรูปแบบสารสนเทศให้ง่ายต่อผู้บริหารในการศึกษา วิเคราะห์ และการตัดสินใจ

2. การจัดการเอกสาร (Document Handling) ปัจจุบันแต่ละองค์กรจะมีระบบเอกสารทั้งที่จัดทำอย่างเป็นทางการและความต้องการ เช่น จดหมายเวียน บันทึก หรือคำสั่ง เป็นต้น ซึ่งต้องมีการจัดทำ ตรวจสอบ และรับผิดชอบในการเก็บรักษาและจัดระบบให้เรียบร้อย

3. การเก็บรักษา (Storage) เป็นการจัดระบบ รวบรวม และรักษาประวัติ บันทึก หรือข้อมูลต่าง ๆ ไว้อย่างถูกต้องปลอดภัย และพร้อมที่จะถูกเรียกใช้งาน โดยการเก็บรักาษาจะเป็นงานสำคัญที่ต้องการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

4. การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation) เป็นการจัดการเตรียมข้อมูลสำหรับการใช้งาน เช่น การประชุม การเจรจากับลูกค้า เจ้าหนี้ หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เป็นต้น การจัดเตรียมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในการทำงานต้องอาศัยบุคคลที่มีความรู้ ความเข้าใจ ความชำนาญในงานและสามารถจัดรูปแบบของข้อมูลได้อย่างสอดคล้องกับความต้องการของเจ้าของปัญหา

5. การติดต่อสื่อสาร (Communication) เวลาส่วนใหญ่ของการทำงานเป็นการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูล เนื่องจากบุคคลากรในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือพนักงานจะใช้เวลาในการประชุม หรือติดต่อกับบุคคลอื่น เช่น โทรศัพท์ โทรสาร หรือส่งผ่านข้อมูลทางระบบเครือข่ายทางคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

ที่มา https://yourtrack.wordpress.com/2012/08/24/%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B9%80%E0%B8%A0%E0%B8%97%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99/

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=gl6JWwZI-bI

คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน

คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน

ที่มา https://goo.gl/images/turwce

สารสนเทศที่มีคุณภาพจะประกอบไปด้วยคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังตัดสินใจ

2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร

3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรจุด้วยสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจซึ่งกำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiabillity) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วยสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นแหล่งข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด

ที่มา http://mis2015-by-kay.blogspot.com/2015/07/blog-post.html

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=2u6IS8pzc9w

ประเภทของรายงาน

ประเภทของรายงาน

รายงานโดยทั่วๆไปแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ
1. รายงานทั่วไป 

     เป็นรายงานข้อเท็จจริง หรือข้อคิดของบุคคลเกี่ยวกับข่าว เหตุการณ์ต่างๆ ความเคลื่อนไหวของบุคคลสำคัญ หรือสถาณการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งดำเนินไปแล้วหรือกำลังดำเนินอยู่หรือที่จะดำเนินต่อไปได้แก่
          1.1) รายงานแสดงผลงาน ซึ่งพนักงานเจ้าหน้าที่รายงานผลการปฏิบัติงาน ต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้เกี่ยวข้อให้ทราบ
          1.2) รายงานเหตุการณ์ เป็นรายงานที่บอกให้ทราบเรื่องราวต่างๆ ทุกระยะถ้ามีเหตุการณ์ใดๆเกิดขึ้นจะได้แก้ไขได้ทันท่วงที

2. รายงานวิชาการ
     เป็นรายงานที่ได้จากการศึกษาวิจัย โดยมีระเบียบวิธีการศึกษาที่เป็นระบบ และมีลักษณะเป็นวิทยาศาสตร์ เนื้อหารายงานมุ่งเสนอแต่ผลที่ได้จาก การศึกษาโดยปราศจากการเสริมแต่ง แบ่งเป็น 2 ประเภทได้แก่
          2.1) รายงานการค้นคว้าทั่วไป แยกได้ 2 ชนิดดังนี้
- รายงาน หมายถึง ความเรียงทางวิชาการเป็นกิจกรรมอย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นผลมาจากการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ หรือ เป็นผลจากการศึกษาค้นคว้าจากการหาความรู้ใหม่ เพื่อปรับปรุง พิสูจน์ความรู้เดิมโดยวิธีใดวิธีหนึ่ง หรือ หลายวิธี ทั้งนี้เพื่อให้เห็นข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้ และนำข้อมูลที่ค้นคว้าได้มาประกอบเข้ากับความคิดของตน แล้วเรียบเรียงขึ้นใหม่โดยนำมาเขียน หรือพิมพ์ให้ถูกต้องตามแบบแผน การทำรายงานอาจทำเป็นบุคคลหรือกลุ่มก็ได้ ความยาวของรายงานขึ้นอยู่กับขอบเขตของหัวข้อรายงาน และการตกลงกันระหว่างผู้ทำรายงานและผู้สอนวิชานั้น

ที่มา http://bee-lamp.exteen.com/20080204/entry-5

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=JUDzbhhSM6w

ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ MSR

ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (MANAGEMENT REPORTING SYSTEMS : MRS)

ที่มา https://goo.gl/images/A2kuUK

หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกที่ทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

โดยปกติ MRS สมควรต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้ ตรวจสอบ และเก็บหลักฐานได้
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือที่ถูกกำหนดไว้
4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
5. รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ

ที่มา http://mis2015-by-kay.blogspot.com/2015/07/blog-post.html

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=YGAZk8N5cBI

วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ

วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ

ที่มา https://goo.gl/images/CUks1i

        TPS จะถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประจำวันขององค์การ ซึ่งมีลักษณะร่วมที่ต้องปฏิบัติตามรอบระยะเวลา หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่กำหนดไว้ โดยที่ผู้ใช้สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ให้การทำงานสะดวกขึ้น ปกติวงจรการทำงานของระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติการทางธุรกิจมี ดังนี้

        1. การป้อนข้อมูล (Data Entry) เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้นของวงจรการปฏิบัติงานทางธุรกิจ โดยการป้อนข้อมูลจะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น แล้วทำการป้อนลงไปในระบบคอมพิวเตอร์ หรือสื่อสำรองสำหรับการเก็บข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ เพื่อรอการนำไปใช้งาน โดยที่ข้อมูลส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานของธุรกิจในแต่ละวัน เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งสินค้า และใบกำกับสินค้า เป็นต้น

        2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล (Transaction Processing) หลังจากการป้อนหรือเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้เหมาะที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะสามารถอ่านได้แล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไปประมวลผล ซึ่งผู้ใช้สามารถทำได้ 2 วิธี ต่อไปนี้

                2.1 แบบครั้งต่อครั้ง (Batch) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อรอให้มีปริมาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทำการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการใช้งาน การประมวลผลแบบครั้งต่อครั้งจะเหมาะที่จะใช้งานกับระบบสารสนเทศที่มิได้เชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานโดยตรง หรือลักษณะงานที่ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล ตลอดจนไม่มีความเร่งด่วนในการใช้งานสารสนเทศ

                2.2 แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) การประมวลผลข้อมูลจะเกิดขึ้นทันทีที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบประมวลผลจะให้สารสนเทศที่เป็นจริงตามสถานการณ์โดยไม่ต้องทำการรวบรวมข้อมูลเข้าเป็นกลุ่ม การประมวลผลตามเวลาที่เกิดขึ้นจริงจะเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องตอบสนองกับสิ่งแวดล้อมอย่างรวดเร็ว ต่อไปการแข่งขันที่รุนแรงซับซ้อนในอนาคตจะทำให้ธุรกิจต้องการระบบประมวลผลข้อมูลแบบตามเวลาที่เกิดจริงมากขึ้น เพื่อให้สามารถตัดสินใจอย่างถูกต้องภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลา

        3. การปรับปรุงฐานข้อมูล (File / database Updating) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบในฐานข้อมูลหือไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งการปรับปรุงข้อมูลอาจทำเป็นระยะ ๆ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งาน และความทันสมัยของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล

        4. การผลิตรายงานและเอกสาร (Document and Generation) เป็นการผลิตรายงานและเอกสารอ้างอิงภายในองค์การ ซึ่งแสดงถึงการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของระบบ โดยเอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้นจากระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจเรียกว่า เอกสารการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถแบ่งการผลิตรายงานและเอกสารออกเป็น 3 ประเภท ดังต่อไปนี้

                4.1 เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ (Information Document) เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดของการทำงานในแต่ละกระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบรายงานการสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น ตลอดจนการรายงานถึงปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการทำงาน

                4.2 เอกสารการปฏิบัติการ (Action Document) เป็นเอกสารที่ก่อให้เกิดการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เมื่อเอกสารนี้ถูกส่งไปถึงผู้ขายวัตถุดิบก็จะก่อให้เกิดการปฏิบัติงาน โดยที่ผู้ขายต้องจัดส่งสินค้าตามที่ระบุในใบสั่งซื้อสินค้าให้แก่ผู้ซื้อให้ทันตามกำหนดหรือเช็คเงินสด เมื่อผู้รับนำเช็คไปถึงธนาคารก็จะก่อให้เกิดการทำงาน คือสามารถขึ้นเงินได้ เป็นต้น

                4.3 เอกสารหมุนเวียน (Circulating Document) เป็นเอกสารที่ถูกส่งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้รับทราบหรือดำเนินงาน เมื่อถูกส่งไปถึงลูกค้าก็จะมีเอกสารบางส่วน หรือสำเนาเอกสารถูกแยกออกแล้วส่งมายังเจ้าหนี้พร้อมกับจำนวนเงินที่จ่าย เป็นต้น

        5. การให้บริการสอบถาม (Inquiring Processing) ปกติองค์การธุรกิจจะจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องทั้งกับลูกค้าและผู้ขายวัตถุดิบ นอกจากข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและนำไปปรับปรุงให้ข้อมูลเดิมในฐานข้อมูลให้มีความทันสมัยแล้ว เมื่อลูกค้าหรือผู้ขายวัตถุดิบมีความต้องการอยากทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จะทำการสอบถาม เช่น ยอดบัญชีค้างชำระ หรือยอดเงินฝากในบัญชีธนาคาร เป็นต้น โดยที่ TPS จะทำหน้าที่ตอบสนองตามที่ผู้เกี่ยวข้องร้องขอเข้ามา หรืออีกนัยหนึ่ง TPS เป็นการใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์ต่อการดำเนินงานในแต่ละวันของทั้งองค์การ และผู้ใช้งานสารสนเทศจากภายนอก

        หัวข้อที่ผ่านมาแสดงให้เราเห็นว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า คอมพิวเตอร์ ถูกนำมาช่วยให้การทำงานของธุรกิจสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น ตลอดจนช่วยเพิ่มคุณค่าหรือก่อให้เกิดรูปแบบใหม่ในการดำเนินงาน ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศขององค์การที่ต้องประสานงานและกำหนดทางในการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้กับองค์การ

ที่มา http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/119/noname7.htm

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=kcUhkldbNek

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ

ที่มา http://www.sirikitdam.egat.com/web_mis/123/images/lo.JPG

เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบบาทสำคัญต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ในสมัยปัจจุบัน โดยเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทั้งใน ระดับ มหภาค และจุลภาค โดยระบบสังคมใหม่เป็นสังคมที่ข้อมูลข่าวสารสามารถเดินทางได้อย่างอิสระ บุคคลสามารถเข้าถึงและ นำข้อมูล มาใช้ ประโยชน์ อย่างเต็มที่ ก่อให้เกิดพัฒนาการที่รวดเร็วทางเศรษฐกิจสังคม การเมือง และเทคโนโลยี นอกจากการเปลี่ยนแปลง ในระดับมหภาคแล้ว เทคโนโลยีสารสนเทศยังช่วยเสริมประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การ ซึ่งช่วยสร้างความ สามารถใน การแข่งขันและ ศักยภาพในการ เติบโตแก่ธุรกิจ 
บูรณาการของเทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินธุรกิจ
พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศสร้างความท้าทายต่อผู้บริหารในการบริหารงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต โดยเฉพาะการ บูรณา การระหว่างเทคโนโลยีกับการดำเนินธุรกิจ (Integration between Technology and Business Operations) โดยผู้บริหาร ต้องคำนึงถึงความสอดคล้องระหว่างการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตัดสินใจที่ต้องกระทำอย่างสอดคล้องกัน ผู้บริหารต้อง สามารถ จัดการกับเทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. กำหนดกลยุทธ์องค์การที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. กำหนดแผนงานสารสนเทศระดับองค์การและการดำเนินงาน กำหนดโครงการสร้างหน่วยงานสารสนเทศ
3. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขององค์การ (Information System Infrastructure) เช่นอุปกรณ์ ชุดคำสั่ง ระบบสื่อสาร และจัดการข้อมูล ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการกำหนดศักยภาพและความ ยืดหยุ่นในการปรับ แต่งของงาน สาร สนเทศ ในองค์การ
4. กำหนดรายละเอียดการดำเนินงานภายในองค์การ พร้อมทั้งพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความพร้อมต่อการ ประยุกต์ เทคโนโลยี สารสนเทศ ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องค์การ 

ที่มา http://www.sirikitdam.egat.com/web_mis/123/index.html

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=E1sTZG0q72o

ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS

ระบบปฏิบัติการ TPS (Transaction Processing Systems)

ที่มา https://goo.gl/images/sptgQ6

ระบบปฏิบัติการ TPS (Transaction Processing Systems) หมายถึง ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่ เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศ ที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้ เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะ คอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของ ระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการ ดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วย สนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวัน ขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและ เป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้ สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่าง สะดวกและถูกต้องในอนาคต

ระบบสารสนเทศแบบประมวล รายการ (TPS) เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการ บันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรือ งานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อ ขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือ ปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่ เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มี การขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อ ลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและ ราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการ ชำระเงินของลูกค้า 

วัตถุประสงค์ของ TPS 1) มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่ หน่วยงานต้องการตามนโยบายของ หน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยใน การปฏิบัติงาน 2) เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน ประจำให้มีความรวดเร็ว 3) เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและ สารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้อง เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับ ได้ 4) เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้า สู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS 

หน้าที่ของ TPS 1) การจัดกลุ่มของข้อมูล คือ การจัดกลุ่ม ข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน 2) การคิดคำนวณ การคิดคำนวณโดยใช้ วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ 3) การเรียงลำดับข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล เพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น 4) การสรุปข้อมูล เป็นการลดขนาดของ ข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น 5) การเก็บ การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อ การปฏิบัติงาน 

ลักษณะสำคัญของระบบ สารสนเทศแบบ TPS มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและ ผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายใน องค์การเป็นหลัก กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการ ดำเนินการเป็นประจำ มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูล จำนวนมาก มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจาก มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูล ภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว 

กระบวนการของ TPS 1) Batch processing การประมวลผล เป็นชุดโดยการรวบรวมข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือ เป็นชุด เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง 2) Online processing คือ ข้อมูลจะ ได้รับการประมวลผลและทำให้เป็น เอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของ ธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM 3) Hybrid systems เป็นวิธีการ ผสมผสานแบบที่ 1) และ 2) โดยอาจมี การรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันทีแต่การ ประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่ กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล 

หน้าที่ การทำงานของ TPS งานเงินเดือน (Payroll) การสั่งซื้อสินค้า (Purchasing) การเงินและการบัญชี การขาย (Sales) วัสดุคงคลัง 

เป้าหมายของ TPS เป้าหมายของ TPS หมายถึง การลด ของเสีย ซึ่งของเสียในนิยามของ TPS มี 7 ข้อดังนี้ 1) การผลิตมากเกินความจำเป็น 2) มีสต็อกวัตถุดิบมากเกินความจำเป็น 3) การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น ไม่ว่าจะเป็น พนักงานหรือเครื่องจักร 

เป้าหมายของ TPS ( ต่อ ) 4) เคลื่อนย้ายที่ไม่จำเป็น ต่างกับข้อ 3 ตรงที่การเคลื่อนย้ายนี้หมายถึง เคลื่อนย้ายส่วนประกอบต่างๆ 5) การรอคอยที่ไม่จำเป็น 6) ใส่สิ่งที่ไม่จำเป็นให้กับลูกค้า 7) มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมาก 

ตัวอย่าง TPS ร้านเช่าหนังสือ ก็จะมีข้อมูลทุกวัน เช่น รวบ จำนวนผู้มาเช่าหนังสือ, จำนวน หนังสือที่มีการยืม, ประเภทหนังสือ, จำนวนเงินค่าเช่าหนังสือ, จำนวนค่าปรับ ส่วนหนังสือล่าช้า เป็นต้น ถ้ามีการนำ ข้อมูลมาเก็บและรวบรวม ก็จะทำให้ทราบ ว่าหนังสือประเภทใดมีการยืมมากที่สุด, จำนวนหนังสือเพียงพอต่อความต้องการ ของลูกค้าหรือไม่, จำนวนเงินรายได้ในแต่ ละวัน แต่ละเดือน เป็นต้น ซึ่งข้อมูล สามารถนำมาพิจารณาได้ว่า ควรจะมีการ ซื้อหนังสือ เพิ่มเติมหรือไม่ เป็นต้น

ที่มา http://slideplayer.in.th/slide/2227126/

ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=GikyftPKqAg

MIS Subsystems

ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

(MIS Subsystems)

1. ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ         เราสามารถกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของ MIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อให้ผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของเขาให้มีประสิทธิภาพ ถ้าพิจารณาในรายละเอียดหรือตามสภาพความเป็นจริงขององค์การ การที่ธุรกิจจะได้มาซึ่งสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร จะต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติของแต่ละส่วนย่อย ๆ ในระบบแตกกระจายออกไป เพื่อรับผิดชอบการทำงานเฉพาะในแต่ละหน้าที่ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ ซึ่งเราสามารถกล่าวว่า กลุ่มของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS Subsystems) โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น 4 ระบบ ต่อไปนี้         1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System) หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รอดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต         2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดออกรายงานสำหนับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ         3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหารหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nonstructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจกับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาและนำไปใช้ในองค์การ เนื่องจากเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลจากหล่ายฝ่ายและเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป         4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพโดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกัน และระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ         ความต้องการใช้งานสารสนเทศที่หลากหลายในองค์การ ทำให้ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแตะละประเภทจะมีวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบ และการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้แต่ละระบบยังทวีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ จึงเป็นความจำเป็นที่ผู้ศึกษาด้านบริหาระธุรกิจและการจัดการระบบสารสนเทศจะต้องทำความเข้าใจในคุณสมบัติการทำงาน และส่วนประกอบของระบบย่อย เพื่อให้สามารถนำความรู้ และความเข้าใจไปใช้งานได้จริง ประการสำคัญคือสามารถบูรณาการระบบย่อยภายในองค์การให้สอดคล้องกันและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ ที่มา http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/119/noname4.htm ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=3hBaIr9CvIQ

สรุป ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สรุป ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ MIS คือการเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกลุ่มของระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่แตกกระจายออกไปรับผิดชอบในแต่ล่ะหน้าที่คือระบบบ่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น 4 ระบบต่อไปนี้

1.ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยที่ TPS มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ คือ
1.1 การทำบัญชี
1.2 การออกเอกสาร
1.3 การทำรายงานควบคุม

2.ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร สมควรต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
2.1 สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง
2.2 ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ
2.3 ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้
2.4 สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
2.5 บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน

3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

4.ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ โดยที่เราสามารถแยกระบบสารสนเทศสำนักงานตามหน้าที่ออกเป็น 4 ประเภท ดังต่อไปนี้
4.1 ระบบจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้
     การประมวลคำ
     การผลิตเอกสารหลายชุด
     การออกแบบเอกสาร
     การประมวลรูปภาพ
     การเก็บรักษา
4.2 ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
     โทรสาร หรือ เครื่องFAX
     ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail
     ไปรษณีย์เสียง
4.3 ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้
     การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
     การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
     การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
     โทรทัศน์ภายใน
     การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
4.4 ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
     ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
     ระบบจัดระเบียบงาน
     คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
     การนำเสนอประกอบภาพ
     กระดานข่าวสารในสำนักงาน


ที่มา http://paramita-sappun.blogspot.com/2012/04/3.html

ที่มา https://youtu.be/xSeqt98AQAo