วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
ที่มา https://goo.gl/images/CUks1i
TPS จะถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประจำวันขององค์การ ซึ่งมีลักษณะร่วมที่ต้องปฏิบัติตามรอบระยะเวลา หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่กำหนดไว้ โดยที่ผู้ใช้สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ให้การทำงานสะดวกขึ้น ปกติวงจรการทำงานของระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติการทางธุรกิจมี ดังนี้
1. การป้อนข้อมูล (Data Entry) เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้นของวงจรการปฏิบัติงานทางธุรกิจ โดยการป้อนข้อมูลจะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น แล้วทำการป้อนลงไปในระบบคอมพิวเตอร์ หรือสื่อสำรองสำหรับการเก็บข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ เพื่อรอการนำไปใช้งาน โดยที่ข้อมูลส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานของธุรกิจในแต่ละวัน เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งสินค้า และใบกำกับสินค้า เป็นต้น
2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล (Transaction Processing) หลังจากการป้อนหรือเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้เหมาะที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะสามารถอ่านได้แล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไปประมวลผล ซึ่งผู้ใช้สามารถทำได้ 2 วิธี ต่อไปนี้
2.1 แบบครั้งต่อครั้ง (Batch) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อรอให้มีปริมาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทำการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการใช้งาน การประมวลผลแบบครั้งต่อครั้งจะเหมาะที่จะใช้งานกับระบบสารสนเทศที่มิได้เชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานโดยตรง หรือลักษณะงานที่ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล ตลอดจนไม่มีความเร่งด่วนในการใช้งานสารสนเทศ
2.2 แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) การประมวลผลข้อมูลจะเกิดขึ้นทันทีที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบประมวลผลจะให้สารสนเทศที่เป็นจริงตามสถานการณ์โดยไม่ต้องทำการรวบรวมข้อมูลเข้าเป็นกลุ่ม การประมวลผลตามเวลาที่เกิดขึ้นจริงจะเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องตอบสนองกับสิ่งแวดล้อมอย่างรวดเร็ว ต่อไปการแข่งขันที่รุนแรงซับซ้อนในอนาคตจะทำให้ธุรกิจต้องการระบบประมวลผลข้อมูลแบบตามเวลาที่เกิดจริงมากขึ้น เพื่อให้สามารถตัดสินใจอย่างถูกต้องภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลา
3. การปรับปรุงฐานข้อมูล (File / database Updating) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบในฐานข้อมูลหือไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งการปรับปรุงข้อมูลอาจทำเป็นระยะ ๆ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งาน และความทันสมัยของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล
4. การผลิตรายงานและเอกสาร (Document and Generation) เป็นการผลิตรายงานและเอกสารอ้างอิงภายในองค์การ ซึ่งแสดงถึงการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของระบบ โดยเอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้นจากระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจเรียกว่า เอกสารการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถแบ่งการผลิตรายงานและเอกสารออกเป็น 3 ประเภท ดังต่อไปนี้
4.1 เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ (Information Document) เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดของการทำงานในแต่ละกระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบรายงานการสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น ตลอดจนการรายงานถึงปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการทำงาน
4.2 เอกสารการปฏิบัติการ (Action Document) เป็นเอกสารที่ก่อให้เกิดการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เมื่อเอกสารนี้ถูกส่งไปถึงผู้ขายวัตถุดิบก็จะก่อให้เกิดการปฏิบัติงาน โดยที่ผู้ขายต้องจัดส่งสินค้าตามที่ระบุในใบสั่งซื้อสินค้าให้แก่ผู้ซื้อให้ทันตามกำหนดหรือเช็คเงินสด เมื่อผู้รับนำเช็คไปถึงธนาคารก็จะก่อให้เกิดการทำงาน คือสามารถขึ้นเงินได้ เป็นต้น
4.3 เอกสารหมุนเวียน (Circulating Document) เป็นเอกสารที่ถูกส่งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้รับทราบหรือดำเนินงาน เมื่อถูกส่งไปถึงลูกค้าก็จะมีเอกสารบางส่วน หรือสำเนาเอกสารถูกแยกออกแล้วส่งมายังเจ้าหนี้พร้อมกับจำนวนเงินที่จ่าย เป็นต้น
5. การให้บริการสอบถาม (Inquiring Processing) ปกติองค์การธุรกิจจะจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องทั้งกับลูกค้าและผู้ขายวัตถุดิบ นอกจากข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและนำไปปรับปรุงให้ข้อมูลเดิมในฐานข้อมูลให้มีความทันสมัยแล้ว เมื่อลูกค้าหรือผู้ขายวัตถุดิบมีความต้องการอยากทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จะทำการสอบถาม เช่น ยอดบัญชีค้างชำระ หรือยอดเงินฝากในบัญชีธนาคาร เป็นต้น โดยที่ TPS จะทำหน้าที่ตอบสนองตามที่ผู้เกี่ยวข้องร้องขอเข้ามา หรืออีกนัยหนึ่ง TPS เป็นการใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์ต่อการดำเนินงานในแต่ละวันของทั้งองค์การ และผู้ใช้งานสารสนเทศจากภายนอก
หัวข้อที่ผ่านมาแสดงให้เราเห็นว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า คอมพิวเตอร์ ถูกนำมาช่วยให้การทำงานของธุรกิจสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น ตลอดจนช่วยเพิ่มคุณค่าหรือก่อให้เกิดรูปแบบใหม่ในการดำเนินงาน ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศขององค์การที่ต้องประสานงานและกำหนดทางในการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้กับองค์การ
ที่มา http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/119/noname7.htm
ที่มา https://www.youtube.com/watch?v=kcUhkldbNek
